Mejores Prácticas para una Operación Efectiva de Restaurantes

Mantener tu restaurante funcionando sin problemas es una tarea colosal. Hay muchas partes en movimiento que constantemente requieren tu atención y las cosas pueden salir mal en cualquier momento.

No te preocupes, estamos aquí para ayudarte.

En esta publicación de blog, encontrarás cinco mejores prácticas para una operación efectiva de restaurantes que te permitirán aprovechar al máximo a tu personal, inventario y finanzas.

Para empezar, ¿realmente puedes esperar una eficiencia óptima si cada miembro del personal hace las cosas a su manera, verdad? Por eso necesitas un manual de operaciones para restaurantes.

Table of contents

• Crear un Manual de Operaciones para Restaurantes
• Equipar a tu Personal con la Tecnología Adecuada
• Gestionar la Cadena de Suministro de tu Restaurante
• Hacer un Seguimiento del Inventario de tu Restaurante
• Optimizar tu Proceso Contable
• Conclusión

Crear un Manual de Operaciones para Restaurantes

En un restaurante, al igual que en cualquier otro lugar de trabajo moderno, los empleados interactúan y llevan a cabo diversas tareas todos los días.

Y al igual que en cualquier otro lugar de trabajo, cuando toda esta actividad no está estructurada, los errores son inevitables, con más frecuencia de lo que podrías pensar.

Y esto se aplica a todas las industrias. Un estudio concluyó que hasta uno de cada cinco empleados ha cometido un "error crítico" en su trabajo.

Illustration: Tablein / Data: The Independent

Ahora bien, en la industria de la hospitalidad, las consecuencias de tales errores pueden ser bastante graves, teniendo en cuenta la naturaleza de este tipo de trabajo.

Por ejemplo:

• Un manejo incorrecto de los alimentos puede poner en peligro la salud de los clientes.
• La manipulación inadecuada de herramientas y equipos de cocina puede causar lesiones y daños.
• Interacciones inapropiadas con los clientes pueden provocar la pérdida de clientes e incluso acciones legales.

• Un manual de operaciones para restaurantes puede prevenir todas estas situaciones y minimizar la aparición de errores al codificar tareas en procedimientos operativos estándar (SOP) que todos deben seguir.
  
  En este sentido, tu manual de entrenamiento puede contener capítulos que traten los siguientes aspectos:
  
  
• El concepto del restaurante y su enfoque único hacia la comida y el servicio.
• Políticas de la empresa (incluyendo condiciones de empleo, beneficios, seguridad del empleado, recursos humanos).
• Seguridad alimentaria, origen, preparación, eliminación.
• Servicio al cliente.
• Limpieza y mantenimiento.

La exhaustividad de tu manual de operaciones depende de ti, por supuesto.

Puedes dejarlo básico para que tus reglas sean fáciles de seguir y aplicables en una amplia variedad de situaciones cotidianas, lo cual es una buena práctica porque los restaurantes son lugares dinámicos donde a menudo se necesita tomar decisiones rápidas.

Por otro lado, podrías asegurarte de que este recurso cubra cada escenario posible e introducir procedimientos que constituirán la experiencia distintiva de tu restaurante.

Así es como lo hacen los grandes, de todos modos.

Por ejemplo, el famoso chef y restaurador David Chang es conocido por ser particularmente detallado en cuanto a las operaciones de restaurantes.

Echa un vistazo al nivel de detalle en sus pautas para los camareros para ver hasta dónde están dispuestos a llegar los restauradores al crear la experiencia de comida perfecta:

Source: Eater New York

Como puedes ver, cada interacción está meticulosamente planeada, incluso hasta las frases que los camareros deben y no deben decir a los clientes.

Por ejemplo, en los restaurantes de Chang, no escucharás palabras genéricas cuando se presenta la comida, ni el personal de espera te molestará con solicitudes de actualización del estado durante tu comida.

Esto le da a la experiencia gastronómica un toque distintivo y la diferencia de otras.

Los restaurantes son, comprensiblemente, lugares caóticos donde muchas cosas pueden salir mal.

Sin embargo, cuando las tareas, los procedimientos y las interacciones se estandarizan en forma de un manual de operaciones para restaurantes, es mucho más probable que cada noche transcurra de manera fluida y elegante.

Dotar a tu personal con la tecnología adecuada

Las herramientas de software modernas pueden facilitar el trabajo para el personal del restaurante, por lo que, si realmente deseas mejorar tus operaciones, podría ser el momento de volverte digital en ciertas áreas. Aquí hay tres herramientas a considerar.

Sistema de Punto de Venta (POS)

En el sentido más básico, tu sistema POS representa una forma de recibir y registrar pagos en tu restaurante, lo que significa que cada restaurante debería tener uno.

El sistema te permite ingresar tu menú y artículos de servicio, generar facturas para ellos, aceptar pagos y hacer un seguimiento de tus ventas.

Así es como se ve el sistema POS de Lightspeed, para darte una referencia:

Source: Lightspeed

Los sistemas más avanzados también incluyen dispositivos portátiles para tu personal de servicio, lo que les permite tomar pedidos que se registran automáticamente en el sistema central y se transmiten a la cocina.

De esta manera, un buen sistema POS te permite gestionar tu negocio de manera eficiente, al tiempo que mejora y acelera el trabajo de tu personal.

Sistema de Gestión de Reservas

Las reservas de mesas ineficientes pueden hacer que incluso el mejor restaurante pierda ingresos y deje su comedor a medio llenar durante las horas pico habituales.

Esto se debe a que es probable que ocurran ausencias, reservas dobles y pérdida de reservas cuando no hay un sistema automatizado en funcionamiento.

Software de reservas como Tablein proporciona una solución sencilla para esto.

Coloca el proceso de reserva directamente en manos de los clientes, quienes solo necesitan ir a tu sitio web y seleccionar una fecha, hora y tamaño de grupo (con otros elementos opcionales) para su visita.

Source: Tablein

La reserva se registra automáticamente y se muestra en tu extremo en un formato de horario práctico que te permite obtener una visión clara de tu noche.

Source: Tablein

De esta manera, tu personal no perderá tiempo tomando y organizando reservas, y la posibilidad de error se reducirá al mínimo.

Esto te proporcionará un servicio fluido y una ocupación óptima de mesas, lo que significa que finalmente podrás aprovechar al máximo el potencial de tu restaurante.

Estas dos tecnologías son solo un ejemplo de cómo digitalizar algunas de las operaciones de tu restaurante beneficia tu eficiencia general.

Gestionar la Cadena de Suministro de tu Restaurante

La gestión de la cadena de suministro es de suma importancia para cualquier restaurante, no solo porque proporciona operaciones fluidas, sino también porque la calidad de tu suministro se refleja en la calidad de toda tu oferta.

De hecho, hay restaurantes que basan todo su concepto en sus proveedores.

Por ejemplo, la franquicia Honest Burgers en el Reino Unido desarrolló su atractivo único insistiendo en carne de alta calidad y prácticas agrícolas sostenibles por parte de sus proveedores de carne.

Echa un vistazo al video a continuación para obtener más información.

Source: Honest Burgers on YouTube

Los suministros pueden provenir de diferentes proveedores, y los restauradores tienen la opción de con quién trabajar.

Puedes tratar con proveedores locales para obtener ingredientes frescos, como hacen en Honest Burgers, y siempre es una buena idea.

Estas pequeñas empresas, agricultores y colectivos pueden mejorar tu menú con ingredientes de la más alta calidad.

Source: Reddit

Por otro lado, los proveedores grandes, como explica el chef en el comentario anterior, son una mejor opción para productos a granel que cualquier restaurante necesita (desde sal y aceite hasta suministros de limpieza) porque puedes depender de ellos para un suministro constante de bienes que necesitarás todos los días.

En cualquier caso, asegúrate de investigar a cualquier proveedor que estés considerando como socio para asegurarte de que sean respetables, confiables y tengan mercancía de calidad.

Puedes hacer esto consultando con otros restauradores y chefs en tu área, así como buscando en línea y revisando recursos como Google o Yelp para ver cómo les ha ido a otros negocios con ellos.

Source: A Tarantino & Sons on Google

El punto aquí es que una cadena de suministro robusta combina la calidad de los proveedores locales de alimentos con la confiabilidad de las grandes empresas para formar la base de tus operaciones diarias.

Por lo general, los propietarios de restaurantes pueden elegir con qué proveedores quieren trabajar, así que investiga, elige sabiamente y trabaja con más de un proveedor en los que confíes.

Realizar un Seguimiento del Inventario de tu Restaurante

La gestión de inventarios es otro elemento de las operaciones eficientes en un restaurante, uno con el que muchos restauradores tienen dificultades.

En los restaurantes actuales, según las investigaciones, se desperdician medio kilo de alimentos por cada comida servida.

Illustration: Tablein / Data from: GreenBlue

Realizar un seguimiento de tu inventario puede ayudarte a reducir estos números y eliminar gran parte del desperdicio de alimentos.

Para hacerlo con éxito, deberás combinar tus recursos humanos con el poder de la tecnología.

El primer elemento aquí es tu personal. ¿Recuerdas nuestro primer punto: tener procedimientos operativos estándar? También son útiles aquí.

Siempre deberías tener los mismos miembros del equipo contando tu inventario, registrando la cantidad de existencias disponibles y organizando tu despensa y congeladores.

De esta manera, reducirás las posibilidades de que los artículos se pierdan o se cuenten dos veces, lo que permite un inventario más preciso.

El segundo aspecto es la tecnología, o tu sistema de seguimiento de inventario.

Soluciones como el software de gestión de inventario de Oracle funcionan conectando tu punto de venta (POS) con los registros de inventario mantenidos por tu personal para brindarte una visión exacta en tiempo real de lo que tienes disponible.

De esta manera, puedes tener una idea clara de cuándo y cuánto nuevo stock necesita ser pedido para evitar que los alimentos se echen a perder.

Source: Oracle on YouTube

Con este tipo de precisión, el sistema también puede alertarte sobre discrepancias en tu inventario que señalan que alimentos y materiales se están desperdiciando o siendo robados innecesariamente, para que puedas tomar medidas.

Por supuesto, incluso con un seguimiento de inventario enfocado, aún se creará algún desperdicio. Cómo lidias con ello también es parte de la gestión de inventarios.

Aquí tienes un excelente ejemplo.

La Garden Brewery en Zagreb, Croacia, tiene que lidiar con mucha malta sobrante del proceso de elaboración de cerveza.

En lugar de tirarla, decidieron ofrecerla a granjeros locales como alimento de alta calidad para pollos.

A cambio, los granjeros suministran pollos para el restaurante de pollo frito de la cervecería, Full Circle.

Source: The Garden Brewery

Con una idea clara de con qué estás trabajando y cuán rápido se mueve tu inventario, podrás minimizar el desperdicio de alimentos, el robo y los residuos, lo que hará que tu restaurante sea más eficiente.

En cuanto a los sobrantes o subproductos, siempre hay opciones que te ayudarán a evitar que terminen en el cubo de la basura.

Optimizar tu Proceso Contable

Ninguna discusión sobre operaciones efectivas de restaurantes está completa sin unas palabras sobre finanzas y contabilidad.

La clave del éxito aquí radica en tu capacidad para compilar informes en tiempo real que te proporcionen ideas prácticas sobre el rendimiento de tu restaurante.

Esto es algo muy difícil de lograr con la contabilidad manual, ya que tu inventario, ventas y gastos no se pueden consolidar hasta fin de mes, una vez que todos los datos estén disponibles.

De esta manera, solo tienes una visión retrospectiva de los meses anteriores de tus operaciones y no del estado actual.

Una práctica más eficaz es utilizar software de contabilidad que se integre con tu POS para que tus finanzas se vuelvan más eficientes y representen toda la imagen en tiempo real.

Quickbooks es un excelente producto en ese sentido.

Source: Quickbooks

Te permite saber instantáneamente cómo te está yendo con datos actualizados sobre flujo de efectivo, ingresos y gastos, ventas actuales, y más.

Entonces, por ejemplo, si notas que estás vendiendo menos de un artículo en particular en el mes actual (gracias a los datos de tu POS), eso podría indicar que este artículo está perdiendo popularidad entre tus clientes.

Esta percepción puede llevarte a adquirir cantidades más pequeñas de los ingredientes para este plato y, por lo tanto, evitar que los alimentos se echen a perder y se desperdicien.

Y así, has realizado una pequeña mejora que afecta positivamente tus finanzas, así como tus prácticas de gestión de inventario.

Una contabilidad diligente es extremadamente importante para unas operaciones saludables.

Sin embargo, gracias a las soluciones de contabilidad modernas, no tienes que dedicar tanto tiempo a esta tarea como los propietarios de restaurantes lo hacían en el pasado.

Más importante aún, puedes tener una comprensión clara de las operaciones de tu restaurante en tiempo real.

En conclusión

En este artículo, te hemos mostrado cinco prácticas diferentes que puedes integrar en tu día a día para hacer que las operaciones de tu restaurante sean más efectivas que nunca.

Tu éxito en este asunto depende de la competencia de tu personal, la calidad de tu inventario y la actualización de tu tecnología.

Puedes comenzar a hacer pequeños cambios e implementar nuestras soluciones propuestas gradualmente, y con el tiempo deberías ver menos desperdicio, más ingresos y clientes más satisfechos.