Un manejo adecuado de las listas de espera es esencial para cualquier propietario de un restaurante, ya sea que tenga un negocio con una reputación establecida o esté comenzando.
Es frustrante para los clientes esperar en largas filas para conseguir una mesa.
Esto puede llevarlos a tener una experiencia general negativa con tu restaurante, lo que eventualmente resulta en malas reseñas y una potencial pérdida de negocio.
Por lo tanto, asegurarse de que este proceso sea gestionado correctamente puede ser crucial para el éxito de tu restaurante.
Para ayudarte a comprender este tema, hemos preparado una guía integral sobre la gestión de listas de espera, junto con algunos consejos prácticos que puedes implementar.
En primer lugar, abordaremos la importancia de manejar las listas de espera de manera efectiva.
Índice
- ¿Qué es la gestión de listas de espera?
- Importancia de la Gestión de Listas de Espera en los Restaurantes
- Cómo Reducir el Tiempo de Espera en Tu Restaurante
- Cómo Mejorar la Experiencia de Espera para los Huéspedes
- Conclusión
¿Qué es la gestión de listas de espera?
En pocas palabras, la gestión de listas de espera se refiere al proceso de gestionar a los clientes que están esperando ser ubicados en su restaurante.
Esta práctica implica manejar reservas, rastrear tiempos de espera y comunicarse con los huéspedes mientras esperan, asegurando que se sienten lo más rápido y eficientemente posible mientras mejoran su experiencia de espera.
¿Por qué es importante la gestión de listas de espera para los restaurantes?
El uso de listas de espera te permite gestionar las visitas sin cita previa, llenar los momentos de baja afluencia o reemplazar rápidamente las citas que no se presentan con visitas de última hora con facilidad.
Las listas de espera son útiles para muchos negocios diferentes, pero su gestión adecuada es especialmente crítica para el éxito de los restaurantes.
La gestión adecuada de las listas de espera puede tener múltiples beneficios para tu negocio:
Fuente: Tablein
En primer lugar, una gestión eficaz de las listas de espera puede ayudarte a maximizar tus ingresos al sentar a los clientes rápidamente, reducir la posibilidad de que abandonen la lista de espera y aumentar la rotación de mesas.
Además de aumentar los ingresos, la gestión de las listas de espera también puede mejorar la reputación de tu restaurante.
Los tiempos de espera cortos y una buena comunicación con los clientes que están esperando pueden generar más reseñas positivas de tu negocio.
El objetivo principal de atender bien a los clientes en espera es mejorar su experiencia y garantizar que estén satisfechos no solo con su comida, sino también con su estancia en general.
Como bien dice Wolfgang Puck, el famoso chef y empresario austriaco-estadounidense:
Fuente: Tablein
Los largos tiempos de espera pueden llevar a clientes frustrados que se van sin cenar, perdiéndose la oportunidad de probar tu comida, sin importar lo bien que esté hecha.
Por último, la gestión de las listas de espera te permite obtener datos valiosos sobre los tiempos de espera, las reservas y la información de los clientes, lo que te ayuda a prever mejor la ocupación de tu restaurante y, a su vez, optimizar tu personal, inventario y otros recursos.
Dado todos estos beneficios, podría ser conveniente considerar establecer un sistema eficiente y efectivo de gestión de listas de espera para garantizar que tus invitados estén satisfechos y tengan una experiencia gastronómica positiva.
Cómo reducir el tiempo de espera en tu restaurante
Ahora que comprendes la importancia de una gestión eficaz de las listas de espera, pasemos a brindar consejos prácticos sobre cómo puedes reducir los tiempos de espera en tu restaurante.
Existen diversas estrategias y prácticas que puedes implementar en tu estrategia de gestión de listas de espera, pero en esta sección solo discutiremos algunas áreas que tienen un impacto significativo en la reducción de los tiempos de espera.
Utilice el software de reserva de mesas en restaurantes
Una forma de reducir los tiempos de espera es utilizando un software de reservas de mesas para restaurantes.
Una buena aplicación de reservas de mesas te permite no solo aceptar y organizar reservas de mesas en línea, sino también agregar personas a la lista de espera y sentarlas rápidamente una vez que la mesa esté libre.
Cuando utilizas un software de reservas de mesas, los clientes reservarán mesas por un período de tiempo determinado, lo que significa que sabrás cuándo se espera que esa mesa esté libre.
Con esta rotación de mesas preestablecida, será mucho más fácil administrar tu lista de espera y proporcionar información precisa a cualquier cliente que llegue sin reserva y esté buscando una mesa en tu establecimiento.
Una opción de software que puedes utilizar para gestionar tus listas de espera y reservas de mesas es Tablein.
Con Tablein, puedes crear un área de lista de espera y añadir personas a tu lista de espera.
Fuente: Tablein
Después, sólo necesitarás tomar su nombre y número de teléfono, y el software les enviará un mensaje de texto una vez que la mesa esté lista. Cuando los invitados lleguen, sólo actualizarás su estado en tu aplicación.
De esta manera, haces que las listas de espera sean mucho más organizadas y predecibles, algo que tus invitados apreciarán.
Así que, como puedes ver, tener una solución de software de reservas puede ser una forma efectiva de organizar las reservas de tu restaurante y tener un sistema bien desarrollado para mejorar la gestión de la lista de espera.
Asegúrese de tener suficiente personal para cubrir cada turno
A pesar de que puedes aliviar la carga de tu personal utilizando un sistema de reservas de software como Tablein, aún debes tener suficiente personal para atender a los clientes de manera eficiente.
Su restaurante debe tener suficiente personal de recepción y trastienda para cubrir cada turno.
El personal de sala interactúa directamente con los clientes. Son responsables de recibir a los clientes, tomar pedidos, servir comida y bebidas, y brindar un excelente servicio al cliente.
Contar con un número adecuado de personal en el área de atención al cliente puede ayudar a comunicarse con los invitados acerca de los tiempos de espera y mantenerlos informados sobre cualquier cambio en la lista de espera.
Esto disminuye la frustración de los clientes y crea un ambiente acogedor y positivo para los invitados.
Por otro lado, el personal de cocina puede ayudar a minimizar los tiempos de espera al mejorar la eficiencia de la cocina y reducir el tiempo que se tarda en preparar y servir la comida, lo que conduce a un servicio más rápido y una rotación de mesas más rápida.
La falta de personal en cualquiera de estas áreas, especialmente durante las horas pico de tu restaurante, puede llevar a tiempos de espera más largos para los clientes y causar frustración tanto para ellos como para tus empleados.
Un recurso valioso que puede ayudarle a programar los turnos de su personal de manera más efectiva es una plantilla de programación.
Una opción de plantilla que puede utilizar para programar los turnos de su personal de manera efectiva es la proporcionada por Toast, y es un buen punto de partida desde el cual puede diseñar su propio horario de personal.
Fuente: Toast
Utilizar una plantilla de horario de personal personalizable como la mostrada anteriormente puede ser una excelente manera de planificar los turnos de tu personal de manera efectiva.
A través de una programación bien planificada, puedes asegurarte de tener la cantidad adecuada de personas trabajando en tu restaurante, lo que ayuda a reducir el tiempo de espera para los clientes como resultado.
Train Your Staff to Improve Table TurnoverCapacite a su personal para mejorar la rotación de mesa
La rotación de mesas es otra área en la que tu personal puede enfocarse para reducir los tiempos de espera de los clientes.
Es un elemento esencial de la gestión de las listas de espera, que puede ayudar a determinar qué tan rápido puedes planificar sentar a un grupo de espera.
Para calcular tu tasa de rotación de mesas, debes elegir un período específico, por ejemplo, durante las horas pico, y luego utilizar esta fórmula:
Fuente: Tablein
Por ejemplo, si atendiste a 24 grupos que ocuparon 8 mesas entre las 7 PM y las 11 PM, tu tasa de rotación de mesas sería de 3 rotaciones de mesa en un período de 4 horas.
Si logras mejorar este número, significará que más clientes serán atendidos durante un período determinado, lo que resultará en tiempos de espera más cortos y aumentará tus ganancias.
Existen diversas formas en las que puedes capacitar a tu personal para ayudar a mejorar la rotación de mesas.
Como punto de partida, capacita a los equipos de sala y cocina sobre la importancia de la rapidez en el servicio.
Si capacitas a tu personal para que trabaje de manera rápida y eficiente al atender a los clientes, podrán tomar pedidos más rápido y reducir el tiempo de espera de los clientes sentados para recibir su comida.
Cuando los invitados reciben su comida más rápidamente, pueden comenzar a comer de inmediato y terminar sus comidas más rápido, lo que los hace abandonar sus mesas más rápido y así poder recibir a nuevos invitados.
Además, los meseros deben tener habilidades de mantenimiento de mesas de calidad.
Estas habilidades garantizan que tan pronto como los invitados abandonen una mesa, tu personal debe limpiarla y prepararla rápidamente para nuevos invitados.
Fuente: Pixabay
Olvidar limpiar las mesas vacías y dejarlas abiertas disminuye la tasa de rotación de mesas y también crea una mala impresión en los clientes que esperan ser atendidos.
Otra forma de agilizar la rotación de mesas es que un miembro del personal pida amablemente a los grupos que hayan terminado sus comidas o prolongado su estadía más allá del tiempo reservado que se trasladen a la barra. Esto puede incentivarse ofreciendo una bebida de cortesía después de la comida.
Para incentivarlo, puedes ofrecer una bebida de cortesía después de las comidas.
En general, al capacitar a tu personal para que se enfoque en mejorar la rotación de mesas, podrás comenzar a reducir los tiempos de espera de los clientes, lo que se traduce en una experiencia mejorada y un aumento en los ingresos del restaurante.
Implementar algunos o todos estos consejos que hemos cubierto hasta ahora probablemente reducirá el tiempo que tus invitados tienen que esperar para ser acomodados y ayudará a que tu restaurante funcione de manera más fluida en el proceso.
Cómo mejorar la experiencia de espera de los invitados
Incluso cuando implementes los consejos que hemos proporcionado para reducir los tiempos de espera de los invitados, a veces es inevitable que tus clientes esperen en fila para ser acomodados, especialmente si tienes un establecimiento muy popular.
Por lo tanto, asegurarte de que tus invitados tengan una experiencia agradable mientras esperan es un elemento crucial en la gestión de las listas de espera, y sería bueno que también te enfoques en esta área.
Existen muchos métodos diferentes para proporcionar una experiencia de espera más placentera para tus invitados. Aquí te presentamos algunas ideas:
Fuente: Tablein
Las distracciones son quizás la opción más sencilla.
Proporcionar a tus clientes algo en qué distraerse mientras esperan a que su mesa esté lista puede hacer que parezca que esperan menos tiempo antes de poder sentarse.
Esas distracciones suelen significar tener un televisor y elegir un buen programa de televisión.
Si tu restaurante cuenta con un área de bar separada donde los grupos en espera pueden tomar una bebida y ver algo interesante en la televisión mientras esperan su mesa, difícilmente escucharás muchas quejas.
Además, contar con anfitriones de calidad es una excelente manera de mejorar la experiencia de espera de los invitados.
El anfitrión es el primer punto de contacto para tus invitados cuando llegan a tu restaurante. Por lo tanto, es importante que sean amigables, tranquilos y compuestos en todo momento.
Un anfitrión encantador establece el tono para toda la experiencia de espera, así como para el resto de la experiencia de un invitado en tu restaurante, por lo que contratar o capacitar a un buen anfitrión o anfitriona es crucial.
Finalmente, ofrecer bebidas o aperitivos gratuitos es una forma de mantener a los huéspedes hambrientos satisfechos mientras esperan, al mismo tiempo que demuestras gratitud por su paciencia.
Para una bebida de cortesía, podrías optar por un aperitivo, ya que puede ayudar a que el invitado coma aún más una vez sentado.
Sin embargo, ten cuidado con los bocadillos gratuitos, no querrás que tus invitados se sacien antes de que se les sirva su plato principal.
Estas prácticas pueden ayudar a mantener a los invitados comprometidos y satisfechos mientras esperan, lo que puede ayudar a reducir la percepción del tiempo de espera y llevar a una experiencia más positiva en general.
Conclusión
Con suerte, este artículo le ha brindado una comprensión sólida de la gestión de las listas de espera: su importancia, formas de reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia de espera, y algunas herramientas que pueden ayudarlo en el proceso.
Los largos tiempos de espera son un gran problema para cualquier restaurante, ya que pueden llevar a clientes frustrados, reseñas negativas y pérdida de negocio.
Al implementar las prácticas cubiertas en este artículo, podrá reducir los tiempos de espera para los invitados y ayudarles a tener una experiencia agradable en su establecimiento.
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