Mejores prácticas para operaciones efectivas en restaurantes

Mantener tu restaurante funcionando sin problemas es una tarea colosal. Hay muchas piezas en movimiento que constantemente requieren tu atención y las cosas pueden salir mal en cualquier momento.

¡Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte!

En esta publicación de blog, encontrarás cinco prácticas recomendadas para operaciones efectivas en restaurantes que te permitirán sacar el máximo provecho de tu personal, inventario y finanzas.

Para empezar, ¿realmente puedes esperar una eficiencia óptima si cada miembro del personal hace las cosas a su manera? Por eso necesitas un manual de operaciones para restaurantes.

Table of contents

• Crear un Manual de Operaciones para el Restaurante
• Proporciona a tu personal la tecnología adecuada
• Gestiona la cadena de suministro de tu restaurante
• Lleva un registro del inventario de tu restaurante
• Optimiza tu proceso contable
• Conclusión

Create a Restaurant Operations Manual

In a restaurant, just like in any other modern workplace, employees interact and carry out diverse tasks every day.

And just like in any other workplace, when all of this activity is unstructured, mistakes are bound to happen, more often than you might think.

And that applies to every industry. One study concluded that as many as one in five employees has made a “critical mistake” at their work.

Illustration: Tablein / Data: The Independent

Now, in the hospitality industry, the consequences of such mistakes can be pretty dire, considering the nature of this kind of work.

For instance:

• Improper handling of food can endanger the health of guests
• Mishandling kitchen tools and equipment can result in injuries and damage
• Inappropriate interactions with guests can lead to customer loss or even legal action

A restaurant operations manual can prevent all these situations and minimize the occurrence of mistakes by codifying tasks into standard operating procedures (SOPs) that everyone needs to follow.

In that regard, your training manual can contain chapters that deal with the following:

• The concept of the restaurant and its unique approach to food and service
• Company policy (including employment conditions, benefits, employee safety, human resources)
• Food safety, sourcing, preparation, disposal
• Guest service
• Cleaning and maintenance

The comprehensiveness of your operations manual is up to you, of course.

You can leave it bare-boned to make your rules easy to follow and applicable in a wide variety of everyday situations, which is a good practice because restaurants are dynamic places where decision-making often needs to be fast.

On the other hand, you could ensure this resource covers every possible scenario, and introduce procedures that will constitute your restaurant’s signature experience.

That’s how the greats do it, anyway.

For example, star chef and restaurateur David Chang is famously particular regarding restaurant operations.

Have a look at the level of detail in his guidelines for servers to see what lengths restaurateurs are prepared to go to when creating the perfect dining experience:

Source: Eater New York

As you can see, each interaction is meticulously planned out, down to the phrases servers should and should not say to guests.

For instance, at Chang’s restaurants, you won’t hear generic buzzwords when food is presented, nor will the waiting staff pester you with status update requests during your meal.

This gives the dining experience a signature feel and sets it apart from others.

Restaurants are, understandably, chaotic places where a lot can go wrong.

However, when tasks, procedures, and interactions are standardized in the form of a restaurant operations manual, every evening is much more likely to flow smoothly and elegantly.

Equip Your Staff With the Right Technology

Modern software tools can make work easier for restaurant staff, so if you really want to level up your operations, it might be time to go digital in certain areas. Here are three tools to consider.

Point of Sale (POS) System

In the most basic sense, your POS system represents a way for you to receive and record payments in your restaurant, which means every restaurant should have one.

The system enables you to input your menu and service items, produce bills for them, acknowledge payments, and track your sales.

Here’s what Lightspeed’s POS system looks like, to give you a reference:

Fuente: Lightspeed

De hecho, los sistemas más avanzados también incluyen dispositivos portátiles para el personal de servicio, permitiéndoles tomar pedidos que se registran automáticamente en el sistema central y se transmiten a la cocina.

De esta manera, un buen sistema de POS te permite gestionar tu negocio de manera fluida, a la vez que mejora y acelera el trabajo de tu personal.

Sistema de Gestión de Reservas

Las reservas de mesa ineficientes pueden hacer que incluso el mejor restaurante pierda ingresos y deje su comedor medio vacío durante la hora punta habitual.

Esto se debe a que las ausencias, las reservas dobles y las reservas perdidas son propensas a ocurrir cuando no se cuenta con un sistema automatizado.

Software de reservas como Tablein ofrece una solución sencilla para esto.

Coloca el proceso de reserva directamente en manos de los huéspedes, quienes solo necesitan ir a tu sitio web y seleccionar una fecha, hora y tamaño de grupo (con otros elementos opcionales) para su visita.

Fuente: Tablein

La reserva se registra automáticamente y se muestra en tu pantalla en un formato de horario práctico que te permite tener una visión clara de tu velada.

Fuente: Tablein

De esta manera, tu personal no perderá tiempo tomando y organizando reservas, y la posibilidad de error se reducirá al mínimo.

Esto te brindará un servicio fluido y una ocupación óptima de mesas, lo que significa que finalmente podrás sacar el máximo provecho del potencial de tu restaurante.

Estas dos tecnologías son solo un ejemplo de cómo digitalizar algunas de las operaciones de tu restaurante beneficia tu eficiencia general.

Gestiona la cadena de suministro de tu restaurante

La gestión de la cadena de suministro es de suma importancia para cualquier restaurante, no solo porque garantiza operaciones fluidas, sino también porque la calidad de tus proveedores se refleja en la calidad de toda tu oferta.

De hecho, hay restaurantes que basan todo su concepto en sus proveedores.

Por ejemplo, la franquicia Honest Burgers en el Reino Unido desarrolló su atractivo único al insistir en carne de alta calidad y prácticas agrícolas sostenibles por parte de sus proveedores de carne de res.

Échale un vistazo al video a continuación para obtener más información.

Fuente: Honest Burgers on YouTube

Los suministros pueden provenir de diferentes proveedores, y los propietarios de restaurantes aquí tienen la opción de con quién trabajar.

Puedes optar por trabajar con proveedores locales para obtener ingredientes frescos, al igual que lo hacen en Honest Burgers, y siempre es una excelente idea.

Estas pequeñas empresas, agricultores y colectivos pueden enriquecer tu menú con ingredientes de la más alta calidad.

Fuente: Reddit

Por otro lado, los proveedores grandes, como explica el chef Redditor anteriormente, son la mejor elección para los productos a granel que cualquier restaurante necesita (desde sal y aceite hasta suministros de limpieza) porque puedes depender de ellos para un suministro constante de bienes que necesitarás todos los días.

En cualquier caso, asegúrate de investigar a cualquier proveedor que estés considerando como socio para garantizar que sean reputables, confiables y tengan mercancía de calidad.

Puedes hacerlo consultando con otros propietarios de restaurantes y chefs en tu área, así como navegando en línea y consultando recursos como Google o Yelp para ver cómo les ha ido a otras empresas con ellos.

Fuente: A Tarantino & Sons on Google

La clave aquí es que una cadena de suministro sólida combina la calidad de los proveedores locales de alimentos con la confiabilidad de las grandes empresas para formar la base de tus operaciones diarias.

Los propietarios de restaurantes suelen tener voz en la elección de los proveedores con los que desean trabajar, así que investiga, elige sabiamente y trabaja con más de un proveedor en los que confíes.

Gestiona el inventario de tu restaurante

La gestión de inventario es otro elemento clave de las operaciones eficientes de un restaurante, uno con el que muchos restauradores luchan.

En los restaurantes actuales, las investigaciones muestran que se desperdicia medio kilo de comida por cada comida servida.

Ilustración: Tablein / Datos de: GreenBlue

El seguimiento de tu inventario puede ayudarte a reducir estos números y eliminar gran parte del desperdicio de alimentos.

Para lograrlo con éxito, deberás combinar tus recursos humanos con el poder de la tecnología.

El primer elemento aquí es tu personal. ¿Recuerdas nuestro primer punto - tener procedimientos operativos estándar? También son útiles aquí.

Siempre debes tener los mismos miembros del equipo contando tu stock, registrando cuánto inventario está disponible y organizando tu despensa y congeladores.

De esta manera, reducirás las posibilidades de que los productos se pierdan o se cuenten dos veces, lo que resultará en un inventario más preciso.

El segundo aspecto es la tecnología, o tu sistema de seguimiento de inventario.

Soluciones como el software de gestión de inventario de Oracle funcionan conectando tu punto de venta (POS) con los registros de inventario mantenidos por tu personal para darte una visión exacta en tiempo real de lo que tienes disponible.

De esta manera, podrás tener una idea clara de cuándo y cuánto nuevo stock necesita ser pedido para evitar que los alimentos se echen a perder.

Fuente: Oracle on YouTube

Con esta precisión, el sistema también puede alertarte sobre discrepancias en tu inventario que indiquen que alimentos y materiales se están desperdiciando innecesariamente o siendo robados, para que puedas tomar medidas.

Por supuesto, incluso con un seguimiento de inventario enfocado, todavía se generará algo de desperdicio. Cómo manejarlo también es parte de la gestión de inventario.

Aquí tienes un gran ejemplo.

La Cervecería Garden en Zagreb, Croacia, tiene que lidiar con una gran cantidad de grano gastado que queda del proceso de elaboración de cerveza.

En lugar de desecharlo, decidieron ofrecerlo a los granjeros locales como alimento de alta calidad para pollos.

A cambio, los granjeros suministran pollos para el restaurante de pollo frito de la cervecería, Full Circle.

Fuente: The Garden Brewery

Con una idea clara de lo que estás manejando y la rapidez con la que se mueve tu inventario, podrás minimizar el desperdicio de alimentos, robos y residuos, haciendo que tu restaurante sea más eficiente.

En cuanto a sobras o subproductos, siempre existen opciones que te ayudarán a mantenerlos lejos del contenedor de basura.

Optimiza tu Proceso de Contabilidad

Ninguna discusión sobre las operaciones efectivas de un restaurante está completa sin mencionar las finanzas y la contabilidad.

La clave del éxito radica en tu capacidad para compilar informes en tiempo real que brinden ideas accionables sobre el rendimiento de tu restaurante.

Esto es algo muy difícil de lograr con la contabilidad manual, ya que tu inventario, ventas y gastos no se pueden consolidar hasta el final del mes, una vez que todos los datos estén disponibles.

De esta manera, solo tendrás una visión del pasado meses de tus operaciones, y no del estado actual.

Una mejor práctica aquí es utilizar un software de contabilidad que se integre con tu POS para que tus finanzas se vuelvan más eficientes y pinten el panorama completo en tiempo real.

Quickbooks es un excelente producto en ese sentido.

Fuente: Quickbooks

Esto te permite conocer al instante cómo estás desempeñándote con datos actualizados sobre flujo de efectivo, ingresos, gastos, ventas actuales, y más.

Por ejemplo, si notas que estás vendiendo menos de un artículo en particular en el mes actual (gracias a los datos de tu POS), eso podría indicar que ese artículo está perdiendo popularidad entre tus clientes.

Esta percepción puede llevarte a adquirir cantidades más pequeñas de los ingredientes para este plato, y así evitar que los alimentos se echen a perder y se desperdicien.

Y así, has logrado una pequeña mejora que afecta positivamente tus finanzas, así como tus prácticas de gestión de inventario.

La contabilidad diligente es extremadamente importante para operaciones saludables.

Sin embargo, gracias a las soluciones modernas de contabilidad, no tienes que dedicar tanto tiempo a esta tarea como lo hacían los propietarios de restaurantes en el pasado.

Más importante aún, puedes tener una comprensión clara de las operaciones de tu restaurante en tiempo real.

Conclusión

En este artículo, te hemos presentado cinco prácticas diferentes que puedes integrar en tu día a día para hacer que las operaciones de tu restaurante sean más efectivas que nunca.

Tu éxito en este asunto depende de la competencia de tu personal, la calidad de tu inventario y lo actualizado de tu tecnología.

Puedes comenzar a hacer pequeños cambios e implementar nuestras soluciones propuestas gradualmente, y deberías ver menos desperdicio, más ingresos y clientes más satisfechos con el tiempo.