7 Restaurant Automation Systems You Need to Know About

Los sistemas de automatización se han vuelto indispensables en la industria de restaurantes, y con toda razón. Estos sistemas pueden agilizar tareas como administrar reservas, rastrear inventario, tomar pedidos, realizar pagos y mucho más, ahorrándote tiempo y dinero, además de mejorar la satisfacción del cliente.

Estos sistemas pueden agilizar tareas como gestionar reservas, rastrear inventario, tomar pedidos, realizar pagos y mucho más, ahorrándote tiempo y dinero y aumentando la satisfacción del cliente.

Además, todo dueño de restaurante debería estar familiarizado con estas herramientas de automatización de restaurantes para aprovechar estos beneficios.

Con una gran cantidad de herramientas disponibles, hemos seleccionado los siete sistemas principales que destacan realmente.

En este artículo, explicaremos qué hace cada sistema, destacaremos sus características clave y proporcionaremos detalles de precios.

Al final de tu lectura, tendrás un sólido entendimiento de qué herramientas podrían ser la adición perfecta a tu restaurante.

Sin más preámbulos, comencemos con nuestro primer sistema de automatización de restaurantes.

Tablein - Gestión de Mesas y Reservas

En la vanguardia de nuestra lista está Tablein, nuestro robusto pero fácil de usar sistema de reservas para restaurantes.

Las reservas son el primer paso antes de que tus invitados crucen las puertas de tu restaurante.

Si alguna vez las has gestionado manualmente, conoces la naturaleza tediosa y propensa a errores de esta tarea.

Por lo tanto, no sorprende que las reservas en línea sean una tendencia en aumento, y contar con un sistema de automatización que las maneje sin problemas es crucial.

Tablein hace precisamente eso.

Esta herramienta automatiza la gestión de reservas al permitir que tus clientes reserven mesas directamente a través de tu sitio web, perfiles de redes sociales o Google en cualquier momento del día o de la noche.

Los clientes pueden elegir su hora y área de asientos preferidos, así como proporcionar notas específicas, como alergias, ocasiones especiales o preferencias alimentarias, todo a través de un widget de reserva fácil de usar como el que se muestra a continuación:

Fuente: Tablein

Al mismo tiempo, obtienes información en tiempo real sobre tus reservas, lo que te permite programar a tu personal de manera más eficiente y minimizar el desperdicio de alimentos.

Fuente: Tablein

Además de la gestión de reservas, Tablein mejora la participación de los clientes enviando recordatorios de reservas por correo electrónico y SMS, lo cual también es una estrategia efectiva para reducir las ausencias.

Fuente: Tablein

Además, Tablein ofrece la opción de establecer tarifas de depósito, tarifas por cancelaciones tardías y tarifas por no presentarse, lo cual protege el balance financiero de tu restaurante.

Por último, este sistema de reservas almacena de forma segura todos los datos de reservas y huéspedes en tu base de datos, ofreciendo información valiosa sobre huéspedes leales, sus preferencias, horas de reserva más concurridas y días más tranquilos.

Todos estos datos pueden ayudarte a gestionar tu restaurante de manera más eficiente.

Resumamos las características clave de Tablein:

• Interfaz amigable para los huéspedes y el personal
• Reservas y reservas automatizadas en línea a través de redes sociales o Google
• Configuración del plano de planta y visión general de todas las reservas
• Comunicación automatizada con los huéspedes
• Capacidad para establecer depósitos, tarifas por no presentarse y cancelaciones tardías
• Informes y análisis
• Base de datos de huéspedes sólida

En cuanto a precios, Tablein ofrece tarifas asequibles tanto para restaurantes pequeños como ocupados, ofreciendo dos planes de precios: Estándar y Premium, los cuales puedes ver descritos a continuación:

Fuente: Tablein 

Además, Tablein ofrece una prueba gratuita de 14 días que incluye todas las funciones, lo que te permite experimentar sus beneficios antes de comprometerte.

¡Así que aprovecha Tablein para automatizar la gestión de tus reservas!

MarketMan - Gestión de inventario

Además de automatizar la gestión de reservas, automatizar la gestión de inventario es otra decisión inteligente, dada la cantidad de tiempo que puede llevar a su personal.

Ahí es donde brilla el sistema de gestión de inventario de MarketMan como una solución valiosa.

Este sistema basado en la nube realiza un seguimiento del inventario en tiempo real, ofreciendo a los restaurantes una vista en vivo de los niveles de stock y el uso de ingredientes.

Cuando los suministros se agotan, MarketMan envía alertas oportunas.

Una de las características destacadas es la capacidad de usted, sus chefs y su personal para crear órdenes de compra directamente desde el sistema, asegurando que su restaurante siempre tenga los ingredientes adecuados en stock.

Fuente: MarketMan en YouTube

Y cuando llegue tu factura de entrega, puedes tomar una foto o subirla, y la herramienta actualizará automáticamente las cantidades de inventario.

Además, una de las características clave de MarketMan es la capacidad de calcular el costo exacto de cada plato o receta utilizando los ingredientes en el sistema.

La herramienta también puede alertarte si tus menús no son rentables para que puedas tomar medidas.

Otras características incluyen:

• Integración con sistemas de punto de venta y software de contabilidad
• Accesibilidad móvil para la gestión de inventario sobre la marcha
• Interfaz amigable para el usuario
• Informes detallados y análisis
• Pedidos centralizados de múltiples proveedores

Por otro lado, algunos revisores en G2 han señalado que la configuración de MarketMan puede llevar mucho tiempo y que el soporte al cliente podría mejorarse.

En cuanto a los precios, MarketMan ofrece tres planes con características y escaneos de facturas cada vez más avanzados a medida que avanzas.

El plan Operator incluye 20 escaneos de facturas, mientras que el plan Ultimate ofrece 300 escaneos.

Fuente: MarketMan

Esta flexibilidad te permite elegir el plan que se adapte a las necesidades de tu restaurante.

Sin embargo, ten en cuenta que hay una tarifa de configuración adicional y los escaneos de facturas adicionales y las integraciones de proveedores se pagan por separado, lo que hace que sea un sistema de automatización relativamente más caro, especialmente para restaurantes más pequeños.

Restaurant365 - Análisis

Restaurant365 es un sistema de automatización de restaurantes reconocido por su plataforma basada en la nube, accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Se adapta a muchos usuarios, desde pequeñas empresas hasta restaurantes y franquicias con múltiples ubicaciones.

Esta herramienta es la favorita entre los propietarios y gerentes de restaurantes que buscan una solución integral para optimizar sus necesidades financieras, operativas y de informes.

Pero donde realmente destaca es en el análisis de datos.

Restaurant365 se destaca en el análisis de ventas, integrándolo perfectamente con el inventario para obtener informes precisos.

Además de rastrear las ventas, esta herramienta puede analizar el comportamiento del cliente, identificar tendencias, optimizar los precios y mucho más.

Fuente: Restaurant365 en YouTube

Además, este software se destaca por su capacidad excepcional de visualización de datos, brindando informes y paneles completos para ofrecerte una visión completa de tu negocio.

Otra característica esencial de Restaurant365 es la gestión del personal, que incluye programación, seguimiento de tiempo y asistencia, y análisis de rendimiento.

En pocas palabras, al aprovechar los datos históricos, esta herramienta te permite optimizar los horarios del personal y garantizar niveles de personal eficientes.

Otras características destacadas son:

• Funciones de gestión de inventario
• Integración con sistemas de punto de venta para el seguimiento de ventas e ingresos
• Costeo y gestión de recetas para calcular con precisión los costos de los platos del menú

Por otro lado, algunos usuarios han señalado que la implementación y la curva de aprendizaje pueden ser desafiantes con esta herramienta.

Restaurant365 ofrece dos planes de precios: Essential a $435 al mes por ubicación y Professional a $635 al mes por ubicación.

Fuente: Restaurant365

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las características de inteligencia empresarial avanzada, como la visualización de datos, solo están disponibles como complementos en ambos planes.

Además, también brindan soluciones personalizadas para necesidades a nivel empresarial.

Flybuy - Drive Thru Automation

If you are one of those restaurants that offer a drive-thru for your customers, Flybuy is one restaurant automation system that you simply must know about.

In the sea of drive-thru automation tools, this one stands out in more ways than one.

First and foremost, Flybuy excels at reducing wait times for your drive-thru customers. 

This is achieved through its unique Presence Level™ mobile location technology, which detects when customers are approaching your restaurant and precisely where they are in the line.

Moreover, servers can approach customers waiting in line and take orders using a tablet, which speeds up the ordering process.

However, what makes Flybuy truly exceptional is its ability to identify customers and instantly redeem their loyalty points. 

This speeds up the checkout and payment process and saves valuable staff time.

Source: Flybuy

Apart from ordering in line, customers can also place orders via their mobile devices. 

Flybuy enables you to track their location as they make their way to your restaurant. This ensures you prepare their food just in time, guaranteeing it’s fresh and hot upon pickup.

The latter proved to be very effective in Applebee’s case. 

You can see how they benefit from this automation system in the video below:

Source: Applebee’s & FlyBuy Pickup on Vimeo

In summary, Flybuy’s key features include:

• The ability to locate customers in the line
• Face-to-face ordering using tablets
• Menu board personalization based on customer identification
• Automated loyalty point redemption

For more details about this tool and pricing, it’s best to contact Flybuy directly.

Crunchtime - Multi Unit Operations

Our next spotlight is on Crunchtime, a restaurant automation system trusted by renowned franchises such as Five Guys, Domino’s, Chipotle, and more.

Crunchtime offers a comprehensive restaurant management platform that caters to restaurant chains and food service organizations. 

Its primary focus lies in efficiently managing various restaurant operations, with a specific emphasis on food cost management, inventory control, and labor management.

Source: Crunchtime on YouTube

In other words, you, as a restaurant manager, can track what’s happening across multiple locations and make better decisions about running your operations.

One of the primary features of Crunchtime is its focus on food cost control. 

The software equips restaurants with tools for inventory management, recipe management, and waste tracking. 

With this data, Crunchtime can then automatically calculate actual versus theoretical food costs, which, in turn, can help you make better decisions and improve your profitability.

Source: G2

Additionally, Crunchtime excels in labor scheduling and management, allowing for optimized staffing levels, reduced labor costs, and enhanced workforce efficiency.

Let’s summarize some of Crunchtime’s key features:

• End-to-end inventory management
• Sales forecasting
• Labor management and scheduling
• Automating operating procedures, food safety and public health protocols
• Integration with POS, accounting, vendors, HR and payroll

And while this system boasts many great features, its users have been reporting that their support may not be as responsive as it should be for a tool of this nature. 

For instance, on the G2 platform, the quality of support rating is 6.6, with an ease-of-setup rating even lower at 6.5.

Moreover, pricing is not available on their site, so it would be best if you contacted them directly for details.

So, if you need a system that will automate more operations in your restaurant across more locations, Crunchtime is an excellent option. 

However, make sure to inquire about the reliability of their support further before making a decision.

Lightspeed - POS & Payments

In the restaurant industry, two crucial pillars of operation are the point-of-sale (POS) system and payments. 

Lightspeed offers an all-encompassing solution that caters to both, making it a popular choice among hospitality businesses.

This cloud-based POS system stands out for its robust service capabilities and seamless inventory management.

Source: Lightspeed on YouTube

Whether you operate a cafe, a restaurant, or a bar, Lightspeed POS can adapt to your needs.

You can set up your menu, product options, modifiers, refunds, coursing, and stock management according to your specific requirements.

Integrated payment processing is a core component of Lightspeed's restaurant POS, allowing customers to pay securely and efficiently using credit, debit, and mobile payment methods. 

Every transaction is safeguarded with end-to-end encryption, ensuring the highest level of security and built-in PCI compliance.

Source: Lightspeed

The system also accommodates split bills, a common requirement in restaurants, allowing patrons to split the check in various ways, such as evenly or by specific items.

Moreover, unifying payments with the point-of-sale system can give you insight into essential data like sales by hours to understand how your business is performing.

Other notable features include:

• Quick settlement of transactions through QR codes
• Built-in tipping functionalities
• Capacity to handle high transaction volumes with no monthly limits
• Extensive reporting and analytics
• 24/7 support

Regarding pricing, Lightspeed's system offers three distinct plans, with the option for custom solutions tailored to enterprise needs. 

The starter plan is priced at $69 per month, the essential plan is available for $189 per month, and the premium plan comes at a rate of $399 per month. 

In addition to the monthly subscription costs, Lightspeed charges a processing fee of 2.6% plus an additional 10 cents for each card-present transaction. 

Furthermore, there is the consideration of hardware costs, which may vary depending on what you need. 

All in all, this tool has some excellent features for seamless POS and payments. 

Still, it does come with a hefty price tag compared to other restaurant POS systems when you factor in all the expenses. 

Zonal - Kitchen Management

Moving from reservations, inventory, analytics, drive-thru, and payments, the last thing left to automate is your restaurant’s back of the house, or simply—kitchen.

Nothing tests a customer’s patience more than waiting for their food, and receiving the wrong meal is equally disheartening. 

Such situations can lead to dissatisfied customers who might never return.

To avoid these issues and keep your customers happy, automating your kitchen operations is the ultimate solution, and Zonal’s KitchenIQ management system is the perfect tool for the job.

Source: Zonal on YouTube

However, it’s essential to note that KitchenIQ is exclusively available to Zonal EPoS customers because it requires integration with their electronic point-of-sale system for seamless operation.

Let’s explore what KitchenIQ brings to the table.

KitchenIQ equips your staff with real-time order visibility, ensuring orders are instantly communicated between your front-of-house and kitchen teams. 

This seamless coordination minimizes delays and keeps your kitchen running smoothly.

In simpler terms, KitchenIQ is a kitchen display system that automatically displays orders on the kitchen screen, thanks to its integration with Zonal’s EPoS. 

This means your kitchen staff can promptly begin preparing meals, and you can even use color-coding to prioritize orders for optimized cooking efficiency.

Source: Zonal

On the other side, your front-of-house staff also benefit from this tool. 

They no longer have to carry orders to the kitchen physically, and they can easily access the order status to update patrons when necessary.

All in all, automating your kitchen with KitchenIQ ensures faster and more accurate meal preparation, ultimately resulting in happier customers.

To recap, here are some of KitchenIQ’s key features:

• User-friendly interface
• Electronic order display in the kitchen
• Real-time order visibility for kitchen staff
• Integration with Zonal EPoS
• Order status accessible to front-of-house staff
• The ability to identify and address bottlenecks for an improved customer experience

Since Zonal’s offering is part of a broader suite and an EPoS system is needed, pricing details are not disclosed on their website. 

To learn more about the pricing, we recommend contacting them directly.

Conclusion 

As this article demonstrates, the restaurant industry is brimming with automation possibilities. 

The seven restaurant automation systems we've explored today are indispensable tools that every restaurateur should be well-versed in.

These systems encompass a wide range of functionalities, from automating table management and reservations to optimizing inventory control and streamlining payment processing.

Moreover, there are systems specifically crafted to automate drive-thru services, and, notably, the critical back-of-house operations, including kitchen management.

Regardless of which aspect of your restaurant's operations you intend to automate, now is the time to do it if you want to enhance your restaurant's efficiency and competitiveness.