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Gerenciamento Tricky de Reservas em Grupo: Problemas e Soluções

Tablein Team
Tablein Team
18/dez/2023 14:53:16
História do Cliente

Clube Lunar, República Tcheca

O Moon Club é tanto um lounge quanto um restaurante. Oferecemos muitos eventos, então as reservas são comuns em nosso negócio. No entanto, gerenciar reservas em grupo sempre foi uma dor de cabeça para nós. Lidar com reservas em grupo é complicado para muitas empresas devido à organização extra envolvida e ter que atender a muitas pessoas, às vezes com muitos pedidos especiais diferentes, em uma única reserva.

O Problema

Complicações envolvendo o Gerenciamento de Reservas em Grupo

  • O Clube Lunar é um local amplo onde as pessoas costumam começar com o jantar e terminar em nosso lounge com uma festa. Portanto, recebemos muitas reservas antecipadas, especialmente para grandes grupos de amigos e ocasiões especiais. Infelizmente, a organização interna (quando se trata de grupos) era deficiente, principalmente porque não tínhamos ferramentas para nos ajudar a gerenciar essas grandes reservas e, como resultado, as informações relacionadas às reservas eram confusas.
  • Aceitar reservas por telefone, Facebook e e-mails era demorado, desconfortável (às vezes) e propenso a erros. Anotar o nome errado pelo telefone poderia causar constrangimento ao verificar o cliente ou erros poderiam ser cometidos ao copiar informações de um lugar para outro.
  • Muitas vezes, há a necessidade de fazer alterações em uma reserva em grupo, seja o número de pessoas, o horário ou as preferências alimentares. Tentar fazer essas alterações em um caderno e fazê-las serem vistas por toda a equipe do local era complicado, demorado e novamente, sujeito a erros.
  • Quando organizamos eventos, é natural que as pessoas responsáveis por cada evento nem sempre estejam presentes. Podemos atender a ligação a qualquer momento, mas nem sempre temos nosso diário de reservas conosco. Isso tornava impossível registrar uma nova reserva em grupo ou fazer alterações nas reservas existentes, se não tivéssemos nosso calendário conosco.
A Solução

Sistema de Reserva de Mesas Online

Precisávamos encontrar um sistema de gerenciamento de reservas altamente funcional. A decisão de substituir todos os nossos cadernos e programas de computador ineficientes por um sistema de reservas avançado estava clara. Testamos algumas das ferramentas mais conhecidas do mundo e descobrimos que o Tablein atendia melhor às nossas expectativas.
 
O Resultado

Gerenciamento eficiente das nossas Reservas em Grupo que nos economizou muito tempo e dores de cabeça.

  • Desde a implementação do Tablein, podemos gerenciar e adaptar reservas em grupo de forma rápida, suave e precisa. Esse sistema nos permite aceitar todas as reservas online, deixando pouco espaço para erros da equipe.
  • As reservas em grupo são feitas automaticamente pelo cliente online, então agora são muito fáceis de gerenciar. Nosso local é grande e a carga de trabalho é alta, então é muito conveniente poder gerenciar todo o fluxo de trabalho da noite e nos preparar adequadamente.
  • As informações sobre as reservas são acessíveis online, então, quando há uma troca de turno, qualquer membro responsável da equipe pode visualizar e alterar os detalhes da reserva (anotar quaisquer alterações sobre o horário de chegada, o número de pessoas presentes, preferências alimentares ou qualquer outra informação específica).
  • Além disso, poder ver o calendário completo de reservas (para o local e o mês seguinte) nos permite gerenciar a equipe de forma mais eficiente e criar um cronograma de trabalho ideal de acordo.
  • Podemos sempre acessar nosso calendário em tempo real, pois nosso perfil no sistema Tablein está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar do mundo.
  • Também podemos aceitar facilmente reservas em grupo com até três meses de antecedência. Isso era realmente complicado para nós antes.
Conselhos

Dicas principais do Moon Club

  • Experimente utilizar todas as funcionalidades do Tablein ao máximo. Permitimos reservas automáticas online para grupos de até 8 pessoas. No caso de um número maior de pessoas que desejam reservar uma mesa, pedimos que entrem em contato conosco diretamente. Em seguida, preenchemos todas as informações da reserva (para mais de 8 pessoas) diretamente em nosso calendário do Tablein de qualquer maneira. Não se esqueça de fazer isso! É muito conveniente ter todas as reservas de toda a sua equipe em um só lugar.
  • Se o grupo for maior, você pode solicitar pagamentos antecipados para garantir a reserva. Isso pode ser executado facilmente pelo sistema Tablein no momento da reserva.
  • Peça aos convidados que preencham o formulário de reserva mais detalhado online. É muito conveniente ter informações extras com antecedência! Para nós, as seções sobre "propósito da visita" (jantar, coquetéis ou ambos) e "duração desejada da estadia" (de 1 hora a a noite toda) são particularmente úteis.
A experiência no Clube Lunar parece familiar? Comece a organizar reservas em grupo de forma suave e sem erros, implementando o avançado sistema Tablein no gerenciamento do seu restaurante.

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