Prós e Contras de Aceitar Reservas em Seu Restaurante

Os restaurantes têm muito a ganhar ao aceitar reservas dos clientes. No entanto, também têm muito a perder se não forem cuidadosos ao implementar um sistema de reservas.

Neste artigo, vamos explicar as vantagens e desvantagens de aceitar reservas e mostrar como você pode obter os maiores benefícios, ao mesmo tempo em que incorre nos menores custos para o seu negócio.

Vamos começar com as vantagens e depois passar para as desvantagens de aceitar reservas em seu restaurante antes de fornecer um veredito final.

Quais são as vantagens de fazer reservas de mesa?

Aceitar reservas pode ajudar você a retomar o controle do serviço de refeições em seu restaurante. Isso permite estabilizar o fluxo de clientes e aumentar a receita todos os dias de trabalho.

Além disso, proporciona uma melhor experiência aos clientes, pois eles têm a certeza de que serão atendidos e servidos no horário combinado.

Vamos analisar mais de perto os benefícios.

Potencial de Vendas Mais Elevado

Não aceitar reservas pode tornar o horário do seu negócio um pouco caótico e desestruturado.

A razão para isso é que os potenciais clientes frequentemente desejam fazer suas refeições aproximadamente no mesmo horário, criando horas de pico movimentadas e horas de baixo movimento.

Ilustração: Tablein / Dados: Mad Mobile

Sem uma organização para a noite (sem reservas), você pode se deparar com um salão de jantar vazio em um momento da noite e recusar clientes no próximo.

Em outras palavras, você pode estar perdendo vendas porque não consegue acomodar seus clientes.

Mas com um sistema de reservas em vigor, esse problema será em grande parte mitigado.

Isso ocorre porque, quando as pessoas ligam ou verificam suas mesas disponíveis online antes de chegarem, elas têm a chance de escolher outro horário se o salão de jantar estiver cheio durante o horário de pico.

Isso permite aumentar as vendas porque os clientes que teriam sido recusados ​​agora podem ser acomodados e atendidos.

E a certeza de ter uma mesa reservada também pode incentivar mais pessoas a virem ao seu restaurante, aumentando suas vendas.

Dessa forma, as reservas estão intimamente correlacionadas com as vendas, o que é um dos argumentos mais convincentes para ter um sistema de reservas em vigor.

Melhor Gerenciamento de Equipe

Imagine só: é uma tarde calma, e seus garçons e equipe da cozinha estão fazendo suas tarefas como de costume.

De repente, um grupo de doze pessoas entra no restaurante e deseja ser acomodado.

Você tem mesas para acomodá-los, mas, como é uma tarde calma, você está trabalhando com uma equipe reduzida.

Se você acomodar esse grupo, terá boas vendas, mas não conseguirá fornecer o melhor atendimento ao cliente, o que significa que seus convidados não terão a melhor experiência e provavelmente darão pouca gorjeta.

A culpa é da gestão, pois não conseguiu prever e se preparar adequadamente para o aumento repentino no movimento.

Esse resultado poderia ter sido evitado? Sim, se o grupo tivesse conseguido fazer uma reserva antecipada.

Nesse caso, a gestão teria visto que sua agenda inclui um grande grupo chegando em um horário normalmente tranquilo e teria feito algo a respeito.

Fonte: Tablein

Por exemplo, eles poderiam ter ajustado o cronograma da equipe para fornecer ajuda aos funcionários que estavam trabalhando para atender ao grupo.

No entanto, fornecer a você a capacidade de lidar com essas circunstâncias incomuns não é a única maneira pela qual a realização de reservas pode ajudar na gestão de pessoal.

Se você utiliza um sistema de reserva online, como o Tablein, você também pode aproveitar suas funcionalidades de relatórios e obter uma visão geral dos horários mais movimentados no seu restaurante.

Fonte: Tablein

Dessa forma, é possível planejar antecipadamente cada turno e nunca passar por problemas de falta ou excesso de funcionários, pois será capaz de prever o fluxo de clientes em diferentes momentos do dia.

Garantir uma equipe adequada é uma responsabilidade fundamental de todos os proprietários e gerentes de restaurantes.

Fazer reservas é a sua forma de assumir o controle da gestão de pessoal e garantir o melhor atendimento ao cliente e condições de trabalho possíveis.

Mais Controle Sobre os Tempos de Espera

A melhor coisa sobre as reservas é que elas fornecem informações precisas sobre quando um cliente irá chegar.

Trabalhando com esses dados e considerando as especificidades do seu cardápio, ambiente e conceito do restaurante, você também pode prever quando eles irão sair.

Isso ajuda a servir melhor todos os seus clientes, pois você pode reduzir significativamente os tempos de espera, um dos maiores obstáculos para uma experiência agradável do cliente no seu restaurante.

As pessoas geralmente não gostam de esperar por uma mesa ficar disponível e, se a espera se prolongar, elas não hesitarão em sair e ir para um restaurante diferente.

Fonte: Reddit

Nesse momento, você já está perdendo receita e também corre o risco de perder esse cliente definitivamente, pois a experiência dele com você não foi o que ele esperava.

No entanto, com um sistema de reservas em funcionamento, você praticamente garante que um cliente será acomodado no horário marcado.

E como você sabe por experiência quanto tempo uma visita ao seu restaurante leva, você também pode prever quando eles terminarão para poder acomodar o próximo cliente, e assim por diante ao longo da noite.

Lembre-se, os tempos de espera são um dos maiores perigos quando se deseja oferecer a experiência gastronômica perfeita. Use um sistema de reservas para assumir o controle e mitigar esse risco o máximo possível.

Quais são os contras de aceitar reservas?

Depois de analisar os prós de fazer reservas, vamos ver quais são as desvantagens.

Essas desvantagens estão relacionadas principalmente à exclusão de um segmento do seu público que não gosta de fazer reservas antecipadas e ao risco de mesas vazias devido às pessoas que reservam mesas, mas nunca aparecem.

Vamos começar mencionando os clientes que evitam fazer reservas.

Perdendo alguns clientes

Restaurantes atendem a um público diversificado.

Alguns clientes sempre farão reservas antecipadas para garantir uma mesa, enquanto outros preferem um pouco de espontaneidade e evitarão os estabelecimentos que exigem esse tipo de planejamento antecipado.

Fonte: Reddit

Isso significa que exigir uma reserva para o seu restaurante pode fazer com que você exclua alguns clientes em potencial que não estão acostumados a reservar mesas para suas visitas a restaurantes.

Essa pode ser uma situação delicada, pois os clientes que não estão cientes da sua política de reservas podem chegar e se sentir desapontados ou até frustrados quando forem recusados na porta.

E é sempre uma boa ideia manter um bom relacionamento com seus clientes.

Por isso, é uma prática inteligente exibir uma mensagem informando que você não aceita clientes sem reserva no seu site.

Fonte: Disney World

Como alternativa, você pode reservar uma parte do seu salão de jantar como uma área para atendimento sem reserva, onde as mesas não podem ser reservadas e são destinadas aos clientes que aparecem sem aviso prévio.

Por exemplo, o sistema de reservas Tablein permite que você marque algumas mesas como atendimento sem reserva e não permite que a equipe as escolha para reserva. No mapa de assentos abaixo, essas mesas são marcadas como violeta, enquanto as mesas disponíveis para reserva são marcadas como verde.

Fonte: Tablein

Dessa forma, você poderá acomodar ambos os tipos de clientes e evitar excluir aqueles que não gostam de fazer reservas.

Para resumir, insistir em uma política de não aceitar clientes sem reserva lhe dará completo controle sobre o salão de jantar, mas alguns clientes podem ser perdidos, pois preferem não reservar com antecedência.

Uma boa solução para isso é reservar algumas mesas para atendimento sem reserva.

Risco de Overbooking

Gerir as reservas é mais complexo do que parece à primeira vista. O salão de jantar do seu restaurante é sempre o mesmo, mas as reservas mudam de hora em hora e em intervalos menores.

A menos que você tenha um gestor exclusivo de reservas, seus funcionários ocupados correm o risco de agendar mesas em duplicidade ou calcular erroneamente quanto tempo um cliente leva para desocupar a mesa, de modo que ela possa ser preparada para o próximo cliente.

Por que isso é um problema?

Pelos mesmos motivos que discutimos na última seção. Os clientes que chegam não ficarão felizes em aparecer para sua reserva apenas para descobrir que não podem ser acomodados (ainda).

Fonte: Trip Advisor

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Se isso se tornar um problema persistente, sua reputação pode estar em perigo, e as pessoas não arriscarão vir ao seu restaurante porque suspeitam que sua experiência possa ser subótima.

Como mencionamos, contratar um gerente de reservas dedicado eliminará esse problema, mas a um custo considerável, já que isso significa mais um salário para considerar em seu negócio.

Uma opção melhor seria automatizar as reservas utilizando um sistema de reserva online, como o Tablein.

Esse tipo de ferramenta permite que os clientes escolham uma data, horário, tamanho do grupo e área de refeições diretamente no seu site.

Fonte: Tablein

As reservas são automaticamente registradas e exibidas em seu sistema para que você possa ter uma visão geral do seu cronograma de reservas.

Dessa forma, não há chance de overbooking, reservas duplicadas ou outros problemas causados por erros humanos.

O uso de software de qualidade está substituindo muitas tarefas administrativas e repetitivas, e a indústria de restaurantes faz parte dessa revolução.

Mantenha-se atualizado com os tempos e invista em uma ferramenta de reservas para evitar overbooking e outros problemas de gerenciamento de reservas.

Risk of No-Shows Risco de Não Comparecimento

Esse é provavelmente o maior inconveniente de oferecer reservas em seu restaurante. Às vezes, os clientes reservam uma mesa e acabam não comparecendo por qualquer motivo.

Na esperança de que o cliente ainda possa aparecer, você não poderá oferecer a mesa a outro cliente.

Se eles não aparecerem, você não poderá liberar a mesa e a receita para esse horário será perdida.

Isso não é uma ocorrência rara, aliás. De acordo com um estudo da indústria hoteleira no Reino Unido, até um quinto de todas as reservas acabam sendo no-shows.

Ilustração: Tablein / Dados: Carbon Free Dining

Existem algumas soluções que você pode tentar aqui.

Uma delas é estabelecer uma política do restaurante de que as reservas serão liberadas se o cliente não comparecer logo após o horário marcado.

Nikolas Lefkimiatis, gerente do Trafalgar Tavern em Londres, destaca que esse método ajudará a reduzir suas perdas caso haja clientes que não compareçam:

Uma política com um prazo de tempo para quanto tempo a mesa será mantida poderia disponibilizar as mesas não ocupadas para os clientes que chegarem sem reserva após 15 a 30 minutos, eliminando a perda de apenas esse tempo de espera de 15 a 30 minutos.

Outra opção é considerar a solicitação de um depósito como parte do processo de reserva de mesa. Isso permite que você receba uma parte da receita, mesmo se o cliente não comparecer.

No entanto, é importante ter cautela ao usar esse método, pois pode desencorajar alguns clientes a fazerem uma reserva inicialmente.

Por exemplo, você pode solicitar um depósito apenas para grupos grandes, que representam o maior risco financeiro quando se trata de não comparecimento.

Com isso, concluímos nossa discussão sobre as maiores desvantagens de aceitar reservas.

Como você pode ver, esses problemas podem causar algum prejuízo financeiro, mas apenas se você não os mitigar adequadamente.

Você Deve Aceitar Reservas no Seu Restaurante?

Agora, já deve ser óbvio que os benefícios superam em muito as desvantagens e que aceitar reservas no seu restaurante é definitivamente uma decisão inteligente para o seu negócio.

Aceitar reservas permite que você cresça gradualmente, pois você pode prever e controlar com precisão o fluxo de clientes todas as noites e organizar seu negócio de forma a capturar a maior receita possível, oferecendo o melhor serviço.

Claro, existem algumas desvantagens a serem consideradas aqui, mas cada uma delas pode ser administrada com um bom sistema de reservas no lugar.

Por exemplo, o nosso próprio sistema de reservas, Tablein, foi desenvolvido levando em consideração os problemas de gerenciamento de reservas e possui recursos que ajudarão você a combatê-los, como:

• Sistema de reserva totalmente automatizado (para ajudar a evitar overbooking)
• Recursos de lista de espera (para aqueles que estão dispostos a esperar por uma mesa)
• Aceitação de depósito e pré-pagamento (para evitar não comparecimentos)
• Notificações automatizadas (para confirmar reservas e lembrar os clientes de comparecer)
• Best of all, this kind of tool is user-friendly (for guests and restaurant staff alike), and guests seem to have no qualms about using it.

Na verdade, os próprios clientes afirmam que fazer reservas online é mais fácil do que qualquer outro método de reserva de mesa.

Ilustração: Tablein / Dados: Aytm

Tendo considerado todos os aspectos, os proprietários de restaurantes que estão ponderando se devem ou não aceitar reservas devem saber que essa funcionalidade pode tornar o negócio mais robusto e viável, sem incorrer em altos custos.

Conclusão

Assim como qualquer outro sistema de negócio, as reservas têm seus prós e contras.

Os prós giram em torno de ganhos financeiros e facilitação de gerenciamento, enquanto os contras estão focados em problemas que surgem devido a erros humanos e preferências dos clientes.

A principal mensagem deste artigo é que as reservas em restaurantes existem há muito tempo e a tecnologia moderna e os proprietários inteligentes encontraram maneiras de contornar todas as desvantagens que você possa imaginar.

Portanto, se você ainda não o fez, comece a experimentar diferentes políticas, práticas e ferramentas de reserva e construa um sistema que se adapte melhor a você.